Kokemäen kaupunki pyytää tarjouksia käänteisen kilpailutuksen mallilla tapahtuman tuottamiseksi Kokemäellä 10. kesäkuuta 2023.
Tarjouspyyntö koskee esitettynä päivänä järjestettävän koko perheen virkistävän tapahtumapäivän tuottamista Kokemäellä. Kokemäen kaupunki järjesti lokakuussa 2022 kuntalaisille avoimen idea-illan Kokemäen Vanhalla yhteiskoululla, jossa kerättiin ideoita kesätapahtuman järjestämiseksi. Idea-illan tuloksena syntyi 87 erilaista ohjelma-ideaa suunnattuna niin lapsiperheille, nuorille kuin mökkiläisillekin. Kokemäen kaupunki on näiden ideoiden pohjalta luonut sisällölliset suuntaviivat tapahtumalle, jotta tapahtumatuottajan on mahdollisimman helppo tarttua toimeen.
- Tapahtuman ajankohta: lauantai 10. kesäkuuta 2023
- Tapahtuma-alue: Kokemäen keskustaajama, Museosillan ympäristö
- Tapahtuman budjetti: 15 000 euroa (sis. palkkio)
- Tapahtuman sisällölliset raamit: liite: Kokemäkipäivä_tapahtumasuunnitelma
Tarjoukset pyydetään osoittamaan Kokemäen kaupungille keskiviikkona 8.2.2023 klo 15 mennessä sähköpostitse osoitteeseen essi.piirojarvi@kokemaki.fi (kopio: suvi.hautaluoma@kokemaki.fi) sisältäen seuraavat osiot:
- Lyhyt ammatillinen kuvaus tapahtumatuottajasta/yrityksestä sekä mahdolliset tapahtumatuotannon referenssit
- Vapaamuotoinen laadullinen ja sisällöllinen kuvaus järjestettävästä tapahtumapäivästä sisältäen budjetääriset arviot
- Vapaamuotoinen kuvaus esitetyn tapahtumatumatuotannon prosessista
Muuta huomioitavaa:
- Tapahtumatuottajan vastuualueeseen kuuluu suunnitella ja koordinoida tapahtumapäivän järjestäminen alusta loppuun sisältäen esivalmistelut, tapahtuman kokonaisvaltaisen rakentamisen ja purkamisen. Tapahtumatuottaja vastaa esimerkiksi markkinapaikkojen myynnistä ja liitteessä kuvailtujen ohjelmasisältöjen toteuttamisesta. Tapahtumatuottajalta toivotaan kokemusta tapahtumien tuottamisesta, erinomaisia organisointitaitoja, yhteistyötaitoja sekä budjetointi- ja kilpailutusosaamista.
- Tapahtumatuottaja tekee tiivistä yhteistyötä Kokemäen kaupungin markkinointi- ja viestintäsuunnittelijan kanssa, joka avustaa sidosryhmäviestinnässä sekä vastaa tapahtumamarkkinoinnista.
- Tarjouspyynnössä esitetty tapahtuman budjetti ei sisällä tapahtuman markkinointikustannuksia.
