Hae sivustolta

Asiakirjojen julkisuus

Asiakirjojen julkisuus

Tiedonhallintayksikön on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta tietovarannoistaan asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi. Kokemäen kaupunki on tällainen tiedonhallintalaissa (906/2019) tarkoitettu tiedonhallintayksikkö. Kaupungin tietovarannon sisällön selvitys palvelee hallinnon avoimuutta.

Kaupungin toiminnan yhteydessä syntyvät asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia. Jokaisella on oikeus saada tietoa julkisista asiakirjoista ja tiedoista.

Toiminnassa syntyvät keskeiset asiakirjat julkaistaan kaupungin verkkosivuilla. Sivuilta löydät toimielinten (kaupunginvaltuusto, kaupunginhallitus ja lautakunnat) esityslistat ja pöytäkirjat liitteineen sekä julkiset kuulutukset ja viranhaltijapäätökset.

Kaupunginvaltuuston kokoukset ovat yleisölle avoimia tilaisuuksia.

Voit tehdä kaupungille tietopyynnön niistä tiedoista ja asiakirjoista, joita emme julkaise verkkosivuilla.

Toimielinten esityslistat julkisine liitteineen julkaistaan ennen kokousta kaupungin verkkosivuilla.

Valmistelussa olevista keskeneräisistä asioista antaa tietoa valmistelusta vastaava henkilö tai muu nimetty henkilö. Tarvittaessa voit kysyä asian valmistelijaa kaupungin kirjaamosta.

Kuntalain mukaan kunnan ilmoitukset saatetaan tiedoksi julkaisemalla ne yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu, sekä tarpeen vaatiessa muulla kunnan päättämällä tavalla. Kaupungin viralliset ilmoitukset ja kuulutukset ovat kaupungin verkkosivuilla kohdassa kuulutukset.

Verkkopalveluissa julkisesti saatavilla olevan tiedon lisäksi kaupungin toiminnassa syntyy paljon tietoa ja asiakirjoja, joista voit halutessasi tehdä tietopyynnön. Tietopyyntö tulee yksilöidä mahdollisimman tarkasti, mitä asiakirjaa tai tietoa pyyntö koskee.

Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitteleekö tämä häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyn tietopyynnöt tehdään sitä varten laaditulla lomakkeella ja lomake toimitetaan kaupungin kirjaamoon.

Tie­to­pyyn­tö jul­ki­ses­ta asia­kir­jas­ta tai tie­dos­ta

Kun tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa tai julkista tietoa, pyyntöä ei tarvitse perustella eikä kertoa, mihin tietoa tullaan käyttämään.

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Kokemäen kaupungin asiakirjoja koskevat tietopyynnöt suunnataan suoraan asiasta vastaavalle viranhaltijalle tai osastolle tai kaupungin keskitettyyn kirjaamoon. Kaupungin kirjaamosta saa tarvittaessa neuvoja kaupungin eri viranomaisista.

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia myös vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse tai esittää puhelimitse.

Tie­to­pyyn­tö osit­tain tai ko­ko­naan sa­las­sa pi­det­tä­väs­tä asia­kir­jas­ta tai tie­dos­ta

Salassa pidettäviä tietoja tai asiakirjoja koskeva tietopyyntö tehdään kirjallisesti. Tiedon saamista varten pitää tietopyynnössä ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus. Tiedon antamista varten pyytäjän pitää todistaa henkilöllisyytensä. Lisäksi kaupunki voi pyytää sinulta muita tarvittavia lisätietoja varmistaakseen tietojen luovuttamisen edellytysten täyttymisen.

Verkkopalveluissa julkisesti saatavilla olevan tiedon lisäksi kaupungin toiminnassa syntyy paljon tietoa ja asiakirjoja, joista voit halutessasi tehdä tietopyynnön. Tietopyyntö tulee yksilöidä mahdollisimman tarkasti, mitä asiakirjaa tai tietoa pyyntö koskee.

Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitteleekö tämä häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyn tietopyynnöt tehdään sitä varten laaditulla lomakkeella ja lomake toimitetaan kaupungin kirjaamoon.

Tie­to­pyyn­tö jul­ki­ses­ta asia­kir­jas­ta tai tie­dos­ta

Kun tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa tai julkista tietoa, pyyntöä ei tarvitse perustella eikä kertoa, mihin tietoa tullaan käyttämään.

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Kokemäen kaupungin asiakirjoja koskevat tietopyynnöt suunnataan suoraan asiasta vastaavalle viranhaltijalle tai osastolle tai kaupungin keskitettyyn kirjaamoon. Kaupungin kirjaamosta saa tarvittaessa neuvoja kaupungin eri viranomaisista.

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia myös vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse tai esittää puhelimitse.

Tie­to­pyyn­tö osit­tain tai ko­ko­naan sa­las­sa pi­det­tä­väs­tä asia­kir­jas­ta tai tie­dos­ta

Salassa pidettäviä tietoja tai asiakirjoja koskeva tietopyyntö tehdään kirjallisesti. Tiedon saamista varten pitää tietopyynnössä ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus. Tiedon antamista varten pyytäjän pitää todistaa henkilöllisyytensä. Lisäksi kaupunki voi pyytää sinulta muita tarvittavia lisätietoja varmistaakseen tietojen luovuttamisen edellytysten täyttymisen.

Viranomaisen asiakirjan antamisesta päättää julkisuuslain mukaan se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on. Kokemäellä asiakirjoja koskevien tietopyyntöjen ratkaisemisesta  päättää ao. toimialueen johtaja tai hänen määräämänsä.

Jos pyydettyjä asiakirjoja tai tietoja ei katsota voitavan antaa, tietoja pyytäneelle tulee kertoa perustelut sekä tieto siitä, että hän voi halutessaan saada tietopyyntönsä viranomaisen ratkaistavaksi. Toimielimen ja viranhaltijan päätökseen tiedon ja asiakirjan antamisessa haetaan muutosta hallintovalituksella suoraan hallinto-oikeudelta. Tietosuoja-asetuksen perusteella tietojen luovuttamisesta päättää rekisterinpitäjän edustaja eli toimialan tai palvelualueen johto. Tietojen luovuttamisesta voidaan kieltäytyä vain Tietosuojalain (1050/2018 § 34) perusteella ja kieltäytymistodistus on annettava kirjallisena. Rekisteröity voi saattaa asian edelleen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Arkistolaki 1994/831

  • arkistotoimen järjestäminen
  • asiakirjojen laatiminen, säilyttäminen ja käyttö

Hallintolaki 2003/434

Kuntalaki 2015/410

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta, eli tiedonhallintalaki, 2019/906

  • tiedonhallinnan järjestäminen
  • julkisen hallinnon tiedonhallinnan yleinen ohjaus
  • tietoturvallisuus
  • tietoaineistojen muodostaminen ja sähköinen luovutustapa
  • asianhallinta ja palvelujen tiedonhallinta

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta eli julkisuuslaki, 1999/621

  • asiakirjan julkiseksi tuleminen
  • oikeus saada tietoa asiakirjasta
  • tiedon antaminen asiakirjasta
  • viranomaisen velvollisuus edistää tiedonsaantia
  • salassapitovelvoitteet

Tietosuojalaki 2018/1050

  • Käsittelyn oikeusperuste eräissä tapauksissa
  • Oikeusturva ja seuraamukset
  • Tietojenkäsittelyn erityistilanteet

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679

Kokemäen kaupungin asiakirjajulkisuuskuvaus


Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa kuntalaisille yleiskuvaus kaupungin asiarekistereiden ja palvelujen tiedonhallinnasta. Kuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita kohdistamaan tietopyyntönsä oikealle viranomaiselle sekä yksilöimään tietopyynnön sisältö julkisuuslain (621/1999) mukaisesti. Asiakirjajulkisuuskuvaus kertoo, mitä tietoja ja asiakirjoja kaupungin toiminnassa syntyy ja miten niistä voi saada tietoa.

Kaupunki tekee tällä hetkellä kuvauksiin liittyvää päivitystyötä.